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<災害で活躍したkintone>被害状況の収集を「じぶんページ」で効率化!

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皆さんこんにちは、kintone大好き松井です。

今回は災害時のkintone活用!被害の状況確認をExcelからkintoneに置き換えた、@zenchan12 さんの活用事例です^^

ライセンス費用が心配なあなたも大丈夫。連携サービス「じぶんページ」を使い、安価に実現をします!

どんなアプリ?

日本は災害の多い国です。地震はもとより、最近は大雨による災害も目立つようになりました。

今回のアプリは、災害時に素早く社員や拠点の状況を集めるものです。アプリはとてもシンプル、こんな構成です。各拠点の管理者が入力する想定です。


さて便利そうなアプリですが、この運用にはいくらかかるでしょうか。仮に拠点が50あるとすれば、最低でも年間50万円以上かかる計算です*1。うーん、ちょっと足踏みする金額かもしれません。

そこで今回は「じぶんページ」を使います。このサービスはライセンス費用を抑えながら、kintoneを閲覧・登録・編集するマイページを作ることができます。

じぶんページとは?

実際に「じぶんページ」で作成した入力ページがこちら。kintoneと同じような入力フォームですね。


なんと、50名なら年間13万円で運用でき、kintone単体に比べてコストを約1/4に抑えることができます*2 。驚きの安さです!

じぶんページを一言で説明すると「kintoneの一部を切り抜いた専用ページを作るサービス」です。その特徴をご紹介します。

1.kintoneの一部をマイページ化!

じぶんページは、連携したアプリの「一覧」「詳細」「登録」の画面を作ることができます。

必要な画面だけを選べるので、「一覧」だけにすれば閲覧専用にもできます。逆に「登録」だけなら、入力専用にもできますね。


じぶんページのアプリ設定画面


利用者は専用のログイン画面から利用します。ログインしたら、一覧から使いたいアプリを選ぶ運用です。


4つのアプリが並んだ一覧画面のイメージ


2.必要フィールドだけを表示

それぞれのページでは、表示するフィールドを選ぶことができます。簡易的なレイアウト設定も可能です。


登録画面の設定


レコードの一覧画面はこのような画面です。kintoneと同じイメージでレコードの共有・編集ができます。


一覧画面のイメージ


3.コメント機能もあります

なんとコメント機能もあります。

どちらに書いたコメントも連携されるので、ユーザーはじぶんページから、管理側はkintoneからコメントすればOKです。


仕組みとしては、じぶんページで誰がコメントしても、kintoneには同じアカウントでコメントされます。もちろんコメントに名前は付くので、書いた人は分かります。

また、コメントの通知機能も搭載!じぶんページのユーザーにはメールが届くので、コミュニケーションも円滑に進みます*3



届く通知メールのイメージ


機能としては、kintoneのシンプル版なイメージです。スペースやピープルはありませんし、アプリだけでもグラフや絞込みはありません。また、テーブル機能にも標準では非対応です*4

でも、シンプルな機能で十分な業務ってありますよね。簡単な入力編集とコメントで事足りる、でも費用がネックでできなかった。そんな業務にピッタリのサービスだと思います。

災害時にExcelで集計する苦痛

では本題に戻り、災害時の活用イメージを紹介していきましょう。今回はとあるサービス業のお客様事例です。

このお客様においても、この5年で二度の大雨災害に見舞われていました。kintoneは一部地域のみで導入しており、お話を伺ったのはその地域担当者である@zenchan12 さんです。

その地域には50ほどの拠点があり、災害時には迅速な被害状況の確認が求められます。そんな中、本部から送られてきたのはExcelファイルでした。「このExcelを各拠点長に送り、状況を集計して報告せよ」ということです。

非常時です。ExcelはもちろんPCを開けない社員もいるため、結局は電話やメールで個々の確認が発生します。更には、確認した情報をExcelに集計し直す手間もかかるでしょう。

随時状況が更新されていく中、Excelでの集計が大きな負荷になるのは明らかです。急がなければいけないのに、時間と手間がかかる現実。これが最初の大雨災害の時のことです。

2度目の災害、即座に効率化

前回の苦い経験があったため、2度目は「kintone + じぶんページ」の収集に切り替えました。その効果は言うまでもありません。入力された情報は即座にkintoneに一覧化。あとは書き出して本部へ送付するだけです。

普段から各拠点の営業実績報告に使っていましたが、逆に言えば災害用に準備をしていたわけではありません。しかし、災害発生から1時間もかからずに、状況収集フォームを用意することができたそうです。

また、PC以外から入力できる点も活きました。レスポンシブ対応なので、タブレット・スマートフォンのどちらからも入力ができます。PCを出す必要も、Excelを編集する必要もありません。


スマートフォンから見た詳細画面


アクセス権設定も光る!

緊急時ですが、そんな時だからこそ権限管理も重要。被害状況には個人情報も含むため、むやみに他拠点にまで共有するものではありません。

その点、じぶんページには権限管理機能があります。今回で言えば、自分が担当の拠点しか見れない設定がされています。


これならセキュリティ上も心配ないですね。

まとめ

いかがだったでしょうか、kintone + じぶんページを使った災害時活用。

災害用のみではなく、様々な用途に使える汎用性がこの組合せの強みですね。普段からも使うツールになれば、緊急時の「使い方が分からない」を防ぐことができます。

興味を持った方はぜひ利用申込を!2名までは無料で使い続けることができます。なんと、連携できるアプリの数に制限はありません。

ぜひお気軽にお試しをしてみてくださいね。

*1:kintoneライトコース 780円 × 50人 ×12ヶ月 + 消費税、にて計算

*2:kintone スタンダードコース 1,500円 × 5名 + じぶんページ 50名 10,000 × 12ヶ月 + 消費税、にて計算

*3:メール通知は「ユーザー識別」を設定するとONになります

*4:個別開発で対応は可能