皆さんこんにちは、kintone大好き松井です。
今回は災害時のkintone活用!被害の状況確認をExcelからkintoneに置き換えた、@zenchan12 さんの活用事例です^^
ライセンス費用が心配なあなたも大丈夫。連携サービス「じぶんページ」を使い、安価に実現をします!
どんなアプリ?
日本は災害の多い国です。地震はもとより、最近は大雨による災害も目立つようになりました。
今回のアプリは、災害時に素早く社員や拠点の状況を集めるものです。アプリはとてもシンプル、こんな構成です。各拠点の管理者が入力する想定です。
さて便利そうなアプリですが、この運用にはいくらかかるでしょうか。仮に拠点が50あるとすれば、最低でも年間50万円以上かかる計算です*1。うーん、ちょっと足踏みする金額かもしれません。
そこで今回は「じぶんページ」を使います。このサービスはライセンス費用を抑えながら、kintoneを閲覧・登録・編集するマイページを作ることができます。
じぶんページとは?
実際に「じぶんページ」で作成した入力ページがこちら。kintoneと同じような入力フォームですね。
なんと、50名なら年間13万円で運用でき、kintone単体に比べてコストを約1/4に抑えることができます*2 。驚きの安さです!
じぶんページを一言で説明すると「kintoneの一部を切り抜いた専用ページを作るサービス」です。その特徴をご紹介します。
1.kintoneの一部をマイページ化!
じぶんページは、連携したアプリの「一覧」「詳細」「登録」の画面を作ることができます。
必要な画面だけを選べるので、「一覧」だけにすれば閲覧専用にもできます。逆に「登録」だけなら、入力専用にもできますね。
利用者は専用のログイン画面から利用します。ログインしたら、一覧から使いたいアプリを選ぶ運用です。
2.必要フィールドだけを表示
それぞれのページでは、表示するフィールドを選ぶことができます。簡易的なレイアウト設定も可能です。
レコードの一覧画面はこのような画面です。kintoneと同じイメージでレコードの共有・編集ができます。
3.コメント機能もあります
なんとコメント機能もあります。
どちらに書いたコメントも連携されるので、ユーザーはじぶんページから、管理側はkintoneからコメントすればOKです。
仕組みとしては、じぶんページで誰がコメントしても、kintoneには同じアカウントでコメントされます。もちろんコメントに名前は付くので、書いた人は分かります。
また、コメントの通知機能も搭載!じぶんページのユーザーにはメールが届くので、コミュニケーションも円滑に進みます*3。
機能としては、kintoneのシンプル版なイメージです。スペースやピープルはありませんし、アプリだけでもグラフや絞込みはありません。また、テーブル機能にも標準では非対応です*4。
でも、シンプルな機能で十分な業務ってありますよね。簡単な入力編集とコメントで事足りる、でも費用がネックでできなかった。そんな業務にピッタリのサービスだと思います。
災害時にExcelで集計する苦痛
では本題に戻り、災害時の活用イメージを紹介していきましょう。今回はとあるサービス業のお客様事例です。
このお客様においても、この5年で二度の大雨災害に見舞われていました。kintoneは一部地域のみで導入しており、お話を伺ったのはその地域担当者である@zenchan12 さんです。
その地域には50ほどの拠点があり、災害時には迅速な被害状況の確認が求められます。そんな中、本部から送られてきたのはExcelファイルでした。「このExcelを各拠点長に送り、状況を集計して報告せよ」ということです。
非常時です。ExcelはもちろんPCを開けない社員もいるため、結局は電話やメールで個々の確認が発生します。更には、確認した情報をExcelに集計し直す手間もかかるでしょう。
随時状況が更新されていく中、Excelでの集計が大きな負荷になるのは明らかです。急がなければいけないのに、時間と手間がかかる現実。これが最初の大雨災害の時のことです。
2度目の災害、即座に効率化
前回の苦い経験があったため、2度目は「kintone + じぶんページ」の収集に切り替えました。その効果は言うまでもありません。入力された情報は即座にkintoneに一覧化。あとは書き出して本部へ送付するだけです。
普段から各拠点の営業実績報告に使っていましたが、逆に言えば災害用に準備をしていたわけではありません。しかし、災害発生から1時間もかからずに、状況収集フォームを用意することができたそうです。
また、PC以外から入力できる点も活きました。レスポンシブ対応なので、タブレット・スマートフォンのどちらからも入力ができます。PCを出す必要も、Excelを編集する必要もありません。
アクセス権設定も光る!
緊急時ですが、そんな時だからこそ権限管理も重要。被害状況には個人情報も含むため、むやみに他拠点にまで共有するものではありません。
その点、じぶんページには権限管理機能があります。今回で言えば、自分が担当の拠点しか見れない設定がされています。
これならセキュリティ上も心配ないですね。
まとめ
いかがだったでしょうか、kintone + じぶんページを使った災害時活用。
災害用のみではなく、様々な用途に使える汎用性がこの組合せの強みですね。普段からも使うツールになれば、緊急時の「使い方が分からない」を防ぐことができます。
興味を持った方はぜひ利用申込を!2名までは無料で使い続けることができます。なんと、連携できるアプリの数に制限はありません。
ぜひお気軽にお試しをしてみてくださいね。