皆さんこんにちは、kintone大好き松井です。
突然ですが「スペース内アプリ」はご存知でしょうか?その名の通り、アプリをスペースの中で作る方法です。
初めて知った、または詳しくは知らない...という方も多いのではないでしょうか。
この機能、うまく使えば便利ですし、逆に注意すべき点もあります。
他のユーザーさんがどう活用しているのかも気になりますね。今回は色々な方にお話を伺ってみました!
スペース内アプリの良さ
スペース内アプリとは、アプリを作る方法の1つです。
作成したアプリはスペースの中に一覧で並びます。アプリとスペースの紐付きがハッキリして、所属関係が分かりやすいメリットがあります。
メリットは見た目だけではありません。アプリの権限管理も便利になります。
非公開スペースの場合、アプリを利用できる人は、スペースの所属者だけ。スペース内に作成したアプリには、自動で権限が設定されます。
アプリを使える人がハッキリするので、予想外の人に見られる心配が無くなりますね。
スペース内アプリのデメリット
ただ、スペース内アプリにはデメリットもあります。
現時点では、一度スペース内に作成すると、後から解除をすることができません。また、別のスペースへ移行することもできません。
この場合困るのは、スペースに所属していない人にアプリを使わせたい時です。
利用するにはスペースのメンバーになる必要があります。しかし、他のアプリやスレッドの内容も見えるため、必要ない情報にもアクセスができるようになります。
このようにスペース内アプリにはメリットとデメリットがあります。うまく使えば管理が楽になりますし、不用意に使うと後で苦労をしてしまいます。
機能理解と運用設計が必要な、少し注意が必要な機能ですね。
皆さんの意見を聞いてみた
さて、ここまで聞くと、他のユーザーさんの使い方・意見が気になりますよね。ということでTwitterで意見を募ってみました!
スペース内アプリの件、ぜひ皆さんの意見も伺いたいです!
— キンスキ.com @サイボウズ松井 (@kinsukicom) 2019年3月7日
特に、逆の使った場合のメリットのご意見も。
両方の情報をもとに、いつか記事を作りたいなと思います^^#kintone
最近、Twitterでkintoneを呟く方が増えていて嬉しいです^^* 今回は、こちらにいただいたリプライを紹介していきます〜!
迷子にならない
何と言っても分かりやすい!
そんなご意見をいただいたのはジョイゾーの四宮琴絵さん。目的に必要なアプリが分かりやすく揃えられるのは良いですよね。
迷子対策という考え方が素敵です。慣れない方だと、kintoneの中で迷子になっちゃいますもんね。
権限ばかりじゃなくて、迷子にならないようにってのもあります。
— Kotoe_JOYZO (@kochizo) 2019年3月8日
例えばセミナースペースってスペースに、セミナー関連のものは全部入っていて、誰でもみられるし、スペースごとのポータルにナレッジが貼り付けてあったりすると、そこに行けば誰でも確認できたりとか、より共有しやすくなります!
四宮さんは「システム39」で有名なジョイゾーの方。以前にもラジオで対面開発について素敵なお話を聞かせていただきました^^
kintoneの話がしやすくなる
具体的な意見をいただいたのは、同じくジョイゾーのdaganeさん。kintoneの話がしやすくなったそうです。
カラーは「カバー画像」のことですね。オリジナルの画像を設定すると、スペースに個性が生まれますね。
スペースごとにイメージカラーがあるので、最近は、「あれどこだっけ?」というときに、「あー、それはほら、あの緑の」とか「ピンク見て」とかいう会話で割と物事がスムーズに運んでいます。アイドルみたいww
— dagane (@mai2n) 2019年3月7日
daganeさんは元々kintoneのユーザー様で、好きが講じてジョイゾー社へ転職されました。Twitter以外にも、noteでkintone情報を発信している方です^^
部門ごとの権限設定が楽になる
部門管理に便利と意見をくださったのはかりんこらぼさん。スペースは部門単位の利用も多いです。
意図せず他の部門に見えないのは安心できます。ただ、デメリットも考えて、最近はスペース内アプリの利用は控えているとのこと。
部門毎スペースの場合、その部門用のアプリはスペース内アプリで作ってました。アプリ毎に見せるかどうかの権限設定が面倒なので、スペース内にしておけば楽だと思ってやってましたが、今後、特定アプリだけはスペース権限なくても見せたいことが出てきそうで、スペース内はなるべくやめてます。
— Carynco (@carynco2017) 2019年3月7日
かりんこラボさんは素敵なプラグインの販売や、アプリ開発のお手伝いをされている方です^^
受託開発の管理がしやすくなる
開発者目線のご意見をくださったのは赤座さん。
開発・テスト・本番の環境で、アプリ管理が効率化できるとのこと。確かにグルーピングの方法がないと、どのアプリか分からなくなりそうです。
うちが開発するkintoneのシステムは、基本必ずスペース作りますね。開発環境、ステージング環境、本番環境と、全く同じ構成のスペースを作ってリリース管理がキッチリできるので。
— Hisaki Akaza (The Red) (@the_red315) 2019年3月7日
受託開発するときはスペース内に作った方が都合良いと思ってます。
赤座さんはkintoneパートナー ソニックガーデン社の方で、kintone hack 大阪で優勝したこともある開発LOVEの素敵な方です^^
どんな組織で使うのかが大事
スペース内アプリとの付き合い方を、綺麗にまとめてくださったのが松田さんです。
機能のメリット/デメリットを理解した上で、業務にうまく当てはまる方を使おう、というご意見です。
基本的には①機能や制約をちゃんと理解して ②どういう使い方をするか にうまく当てはまる方を使う。だと思いますが、ホントに時と場合によるのでなかなかベストプラクティスは難しい。
— Shotaro Matsuda(業務改善職を世の中に生み出す) (@Shokun1108) 2019年3月8日
相性の良い使い方のヒントに「組織」のキーワードも教えていただきました。
組織が単一と複数のどちらなのか。複数組織だと、スペースの管理機能は効果を発揮してきますね。
単一の組織 で使うのか?それとも複数か?
— Shotaro Matsuda(業務改善職を世の中に生み出す) (@Shokun1108) 2019年3月8日
組織というのは、権限とかコミュニケーションの単位。
所属スペースを後から変更できないので、琴絵さん書いてるように、現状をよくよく聞くことと、プラス将来の予想が大事ですね〜(引越しできるよにして!)
松田さんはユーザーのレベルを超えて、プロジェクト・アスノートで実践的なkintoneノウハウを発信されている方です^^
マスタだけは入れちゃダメ!
色々とお話を意見をいただき、私もスペース内アプリの良さを再認識しました。同時にデメリットとも向き合うことが大事になりそうです。
そんな中、今回1つの運用ポイントに気付きました。それはマスタは入れないことです。
マスタはルックアップ参照される物。最初は良くても、後から参照したいアプリが増える可能性が比較的高いです。
松田さんの言うように、台帳やマスターのアプリはスペース外、それを参照する個別アプリはスペース内に、というハイブリッド型は参考にしたい運用方法ですね。
共有範囲の広い台帳系やリスト、マスター系のアプリはポータルに置いておき、それをルックアップして使う個別度の高いアプリはスペース内にしたりという、ハイブリッド型も有用。
— Shotaro Matsuda(業務改善職を世の中に生み出す) (@Shokun1108) 2019年3月8日
擬似的にスペース内アプリにする
代案としては、イシイケンタロウさんの運用方法も素敵です。スペースとアプリグループの権限を揃える、これならリスクも抑えられますね。
現状はスペースとアプリグループの権限をそろえて、当該アプリを関連リンクに入れてます。
— イシイケンタロウ (@kentaro1121) 2019年3月11日
関連リンクとは、関連するアプリやスペースへのリンクを配置できる設定です。スペース内アプリよりも下ですが、分かりやすく誘導することができます。
関連リンクに権限管理の機能はありません。そこで、組み合わせるのが「アプリグループ」です。
アプリグループは複数のアプリ権限を一括で管理する方法。グループごとに、アプリの利用権限などを設定できます。
詳しくはヘルプをご覧ください。これはまた深いテーマなので、いつか改めて記事にしたいと思います^^
まとめ
いかがだったでしょうか「スペース内アプリ」。色々なkintoneを使う方の意見を集められたので、参考になったかと思います。
注意点もありますが、使いこなせばとても便利な機能です!機能の用法用量を守り、素敵なkintoneライフをお送りください^^
また、Twitterでご協力いただいた皆さま、本当にありがとうございました!