サイボウズ社員と楽しくキントーク！
最近、注目度の高い「RPA」。ロボで業務を自動化する、というやつですね。
実はサイボウズでもRPAを導入しており、例えば営業では受注処理の自動化に貢献しています。
今回は営業のRPA担当者をゲストに、活用内容からkintoneとの組合わせるメリットまでを聞きました。
- 配信先
- 紙ベースだった受注処理のフロー
- 業務部がやるべき本来の業務とは
- RPA導入後の業務フロー
- 工数だけじゃない改善の効果
- 導入は年単位のプロジェクト
- RPAとkintoneの相性が良い所
- kintoneの得意な部分が光る
- RPAの苦労１：業務の定型化
- RPAの苦労２：RPAの仕様理解
- RPAがもたらすもの
配信先
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紙ベースだった受注処理のフロー
（00:00〜）
- ゲストは入社10年目の営業本部業務部 管野さん
- 紙ベースの受注処理をRPAなどを使い改善した
- バラバラに届く注文を、全て紙に出力して業務フローを統一していた
- 人力の確認・入力はミスに繋がり、受注量が増える中で負荷が高まっていた
業務部がやるべき本来の業務とは
（05:40〜）
- 受注処理の仕組みを見直す、基盤への思考が本来の役割
- 型番は1,000種類以上、教育コストが高く人数の問題ではなかった
- より多様な販売方法に挑む可能性がある中、受注処理がボトルネックになってはいけない
RPA導入後の業務フロー
（07:36〜）
- 発注情報をkintoneに入力、そのデータをRPAで処理するフローに
- 業務フローを３種類に分類し、RPA・BPO・社内メンバーに振分けた
- RPAは魔法のツールではない、向き不向きの業務がある
工数だけじゃない改善の効果
（13:46〜）
- RPA・BPOの導入により、従来の７割を自動化・外出しに成功
- 体力的な影響や、精神的な揺らぎの影響もなくなった
- 細かな入力規則もRPAに任せられることの喜び
導入は年単位のプロジェクト
（15:26〜）
- 検討を始めたのは２年前
- 年単位のプロジェクトであり、今も改善を続けている
- 業務フローの網羅は難しく、運用を始めて分かることもある
RPAとkintoneの相性が良い所
（17:53）
- 導入前からkintoneとRPAは相性が良い気がしていた
- 入口：kintoneに入れればRPAが処理できる
- 出口：RPA後の業務を人が引き継ぎやすくなる
- 補完：RPAが不得意な業務はkintoneの機能・JavaScriptで補える
kintoneの得意な部分が光る
（24:51）
- 通知、権限管理、プロセス管理など、kintoneは共有に強みがある
- ルックアップを使い、JavaScriptの処理は最低限の比較計算のみにしている
- 処理の条件マスタアプリを作ることで、メンテナンスもしやすい仕組み
- エラーの時はステータスを変えるだけ
- 通知もRPAのメール機能より、kintoneの方が条件設定もしやすかった
RPAの苦労１：業務の定型化
（31:53〜）
- 業務の定型化が大変、全てのフローを考慮することはできない
- 人はなんとなく気づくが、ロボは設定したことしかできない
- 業務を１つ１つ洗い直し、現場の人たちと必要性を確認していった
- 業務の洗い直しは今もなお時間がかかる部分
RPAの苦労２：RPAの仕様理解
（37:19〜）
- 管野さんは開発経験がゼロ、RPAを理解・設定には苦労した
- プログラミング開発に近い感覚、ループ・分岐などを調整しながら進めていく
- RPAでできないことを見極め、他の任せたり、時には諦める
RPAがもたらすもの
（40:20〜）
- RPAは魔法じゃ無い、１つのツールが増えるだけ
- 自動化が目的ではなく、業務を見直すことが大事
- kintoneも業務を見直しながら、合わせて活用することが大事
