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kintone大好きなサイボウズ社員が、開発ナシの活用情報を紹介するブログ

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#27:<サイボウズのRPA活用>担当者が語るkintoneと相性の良さ 〜導入の苦労から効果までを語る〜

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サイボウズ社員と楽しくキントーク!

最近、注目度の高い「RPA」。ロボで業務を自動化する、というやつですね。

実はサイボウズでもRPAを導入しており、例えば営業では受注処理の自動化に貢献しています。

今回は営業のRPA担当者をゲストに、活用内容からkintoneとの組合わせるメリットまでを聞きました。

配信先

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紙ベースだった受注処理のフロー

(00:00〜)

  • ゲストは入社10年目の営業本部業務部 管野さん
  • 紙ベースの受注処理をRPAなどを使い改善した
  • バラバラに届く注文を、全て紙に出力して業務フローを統一していた
  • 人力の確認・入力はミスに繋がり、受注量が増える中で負荷が高まっていた


業務部がやるべき本来の業務とは

(05:40〜)

  • 受注処理の仕組みを見直す、基盤への思考が本来の役割
  • 型番は1,000種類以上、教育コストが高く人数の問題ではなかった
  • より多様な販売方法に挑む可能性がある中、受注処理がボトルネックになってはいけない


RPA導入後の業務フロー

(07:36〜)

  • 発注情報をkintoneに入力、そのデータをRPAで処理するフローに
  • 業務フローを3種類に分類し、RPA・BPO・社内メンバーに振分けた
  • RPAは魔法のツールではない、向き不向きの業務がある



工数だけじゃない改善の効果

(13:46〜)

  • RPA・BPOの導入により、従来の7割を自動化・外出しに成功
  • 体力的な影響や、精神的な揺らぎの影響もなくなった
  • 細かな入力規則もRPAに任せられることの喜び

導入は年単位のプロジェクト

(15:26〜)

  • 検討を始めたのは2年前
  • 年単位のプロジェクトであり、今も改善を続けている
  • 業務フローの網羅は難しく、運用を始めて分かることもある

RPAとkintoneの相性が良い所

(17:53)

  • 導入前からkintoneとRPAは相性が良い気がしていた
  • 入口:kintoneに入れればRPAが処理できる
  • 出口:RPA後の業務を人が引き継ぎやすくなる
  • 補完:RPAが不得意な業務はkintoneの機能・JavaScriptで補える


kintoneの得意な部分が光る

(24:51)

  • 通知、権限管理、プロセス管理など、kintoneは共有に強みがある
  • ルックアップを使い、JavaScriptの処理は最低限の比較計算のみにしている
  • 処理の条件マスタアプリを作ることで、メンテナンスもしやすい仕組み
  • エラーの時はステータスを変えるだけ
  • 通知もRPAのメール機能より、kintoneの方が条件設定もしやすかった

RPAの苦労1:業務の定型化

(31:53〜)

  • 業務の定型化が大変、全てのフローを考慮することはできない
  • 人はなんとなく気づくが、ロボは設定したことしかできない
  • 業務を1つ1つ洗い直し、現場の人たちと必要性を確認していった
  • 業務の洗い直しは今もなお時間がかかる部分


RPAの苦労2:RPAの仕様理解

(37:19〜)

  • 管野さんは開発経験がゼロ、RPAを理解・設定には苦労した
  • プログラミング開発に近い感覚、ループ・分岐などを調整しながら進めていく
  • RPAでできないことを見極め、他の任せたり、時には諦める


RPAがもたらすもの

(40:20〜)

  • RPAは魔法じゃ無い、1つのツールが増えるだけ
  • 自動化が目的ではなく、業務を見直すことが大事
  • kintoneも業務を見直しながら、合わせて活用することが大事