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実は一工夫がいる「レコード登録時に自分宛通知を送る」

f:id:tme0503:20181128002036p:plain 皆さんこんにちは、kinotne大好き松井です。

今回はライトコース範囲のお話。みんな大好き「通知」のTipsです。

「レコード登録されたら私に自分宛の通知を送る」

簡単なようなこの設定、実は設定にはひと工夫が必要です。

「自分宛の通知」って?

kintoneの通知は「自分宛」と「すべて」の2種類があります。この使い分けは重要で、「自分宛」を使いこなすことが、通知の確認率向上に繋がります。

なぜなら、「自分宛」はより強い通知ができるからです。画面上部にバッヂを表示したり、スマホアプリにプッシュ通知ができ、確認をより強く促すことができます。


画面上部の通知にバッヂが表示されます(参照:kintoneヘルプ


レコード登録されたら自分宛通知...ができない?

では早速アプリに自動で通知を送る設定をしてみましょう。とりあえず、日報が登録されたら、全て管理者の松井に通知してみましょう。


アプリの条件通知から、「レコード追加」を条件にしてと...


設定が終わったらテスト登録。自分じゃないアカウントでレコード登録をしてみます。そして、自分の通知を見てみるとと...。


そう、自分宛通知は届かないのです...!

アプリの条件通知はユーザー指定ができない

なぜ自分宛通知が届かないのか。ヘルプページを見ると答えが書いてありました。


そう、 「アプリの条件通知」ではユーザーを指定した自分宛通知ができない仕様なのです。これはヘルプを読まないと分からないので、意外と気付きにくい点だと思っています。(自分も最初悩んだ)

ユーザー選択を使えば良い

ならどうすれば良いのか。ユーザー選択フィールドを使えば良いのです。

通知の宛先は、配置したフィールドから選ぶこともできます。そこで、通知用のユーザー選択フィールドを置き、それを宛先に選ぶのです。


通知用のユーザー選択フィールドを置いて



通知の宛先をフィールドから選びます


その結果、自分宛通知にみごと成功しました!ベルマークにバッヂも付くので、気付きやすいですね。


レコードの条件通知を使うも良し!

その他にも「レコードの条件通知」を使うのもアリです。

実は条件通知はユーザー指定ができます。条件を必ず当たるものにすれば、全ての登録レコードを通知できます。例えば、「レコード番号が0以上」とかですね。


更に、条件通知は通知のテキストも変更できちゃいます。内容に合わせて、興味を惹くテキスト設定すると良いでしょう。


で、どっちがいいの?

機能を比較すると、だんぜん「レコードの条件通知」の方が使いやすいですね笑 私も基本的には「レコードの条件通知」で良いかなと思います。

ただ、アプリの利用が進んだ時は、「アプリの条件通知」の方が良いかもしれません。運用・設定が複雑になると、「レコードの条件通知」は色々な通知で溢れます。その時、設定はなるべく少ない方が管理がしやすいでしょう。

また引継ぎを考えると、「レコード番号が0以上」は一見何の条件かが分かりません。それなら「アプリの条件通知」にあった方が、引継がれた人も理解しやすそうです。とは言え、シンプルなアプリなら気にしなくて良いレベルかなと。

ほかに「アプリの条件通知」を選ぶメリットお持ちの方は、ぜひコメント欄で教えてください^^

まとめ

いかがだったでしょうか、自分宛に通知を送るTips。通知はkintoneで人気な機能の1つです。ぜひ使いこなしていきたいですね。

「登録されたら全て通知」は意外と欲しいシーンがあります。私は問い合わせアプリや、フォーム連携したアプリで欲しくなりましたね。

通知の概要や基本的な設定方法は、サイボウズ公式の「便利に使おうガイドブック vol.09 通知」がオススメです。図がふんだんに使われて分かりやすいので、これを機に通知をマスターしてみてはいかがでしょうか^^