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地図入力からワンボタンで調査報告書を作る! 〜セミナーで大好評だった活用方法をご紹介〜

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皆さんこんにちは、kintone大好き松井です。

今日は、私のkintoneセミナーで好評だった活用方法のご紹介です。地図×帳票出力・2つの連携サービスを組合せた、調査事業を効率化する内容です。

使う連携サービスは「カンタンマップ」と「RepotoneU pro」の2つです〜!

どんな業務?

想定は施設などの調査業務。依頼を受けて、対象リストの情報収集をしていきます。

世の中には様々な調査事業があるようで、建物や道路、標識から樹木まで、様々な物が対象です。種類や破損などの状況を調べていきます。

調査は担当者が現地を回り行います。それ自体はkintoneも同じですが、その後の報告書作成が今回の改善ポイントです。

調査結果は最終的に報告書にまとめて提出することになります。これが中々重い作業なのです。

改善のイメージ

報告書作成は二重入力に溢れた作業です。調査結果をExcel帳票に転記、更にカメラの写真をExcelに貼付ける必要があります。コピペだけでなく、情報管理にも手間がかる内容ですね。

これだと、1件の報告書作成にも工数がかかります。調査対象すべての分を作るのは、かなりハードな作業です。

業務フローのイメージ

では、実際の流れを説明していきましょう。セミナーで実演した内容を、画像ベースで紹介しますね。

iPadから入力します

調査員はiPadで調査報告をします。使うのはiOS専用アプリの「カンタンマップ」です。

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iPad版「カンタンマップ」の画面


地図からkintoneを閲覧・編集

調査結果は現地で地図から入力します。対象のピンを選んで、右側の編集画面から入力する仕組みです。

ピンはkintoneのレコードと連動しており、座標情報をもとに表示されています。

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左側に地図画面、右側に詳細画面


写真撮影も可能!

写真撮影はkintone画面で行います。専用ボタンを使うと、簡単にアプリとkintoneの行き帰りができる仕組みです。

このシンプルさなら、調査員の方も迷わなさそう。

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カメラはkintoneの標準機能を使います


標準機能ですが、kintoneはスマホ・タブレットのカメラと連動ができます。撮影した写真をそのまま保存、画像圧縮も可能です。

調査員の作業はこれで終わり!これで報告書に必要な情報は揃いました。


写真撮影のイメージ
(出張先のホテルエントランスです笑)


本部はkintoneで確認

ここからは本部側のお話。kintoneには調査結果が続々と集まって来ています。

カンタンマップはPC画面にもマップ表示が可能です。本部もピン情報を見ながら報告の確認ができます。

この画面は基本的に管理者が見る画面ですね。

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地図ベースだと分かりやすいですね


報告書の作成

いよいよ報告書の作成。今回はRepotone U proを使ってExcelの報告書を書出します。

レコード詳細画面に用意した作成ボタンを押すと...。

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無事に報告書が出て来ました!写真も含めて、ちゃんと連動して埋め込まれています!

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調査報告書がカンタンにでてきました!


まとめ

今回の改善ポイントをまとめると、下記の3つになります。

  1. 調査結果と写真の紐付け管理を意識しなくて良くなった
  2. 報告書の作成工数が大幅に削減された
  3. 調査結果がリアルタイムに見られるようになった

スゴイ効率化できていますね!しかも操作は難しくないのがスゴイ。

コストも比較的抑えられていると思います。kinotne以外に必要なコストをご参考までに紹介します。

  • Repotone U pro ライセンス(15,000円/月)
  • カンタンマップ 初期費用(20万円)
  • カンタンマップ iOS端末ライセンス(2,000円/月・iOS端末ごと)
  • カンタンマップ PC画面ライセンス(基本料金:1万円/月 利用料:2万円/月・同時アクセス)

この効率化への投資なら、良い線を行っているのではと思います。


いかがだったでしょうか。業務で使えそうな方は、ぜひ各社の製品HPをご覧ください^^


※業務や帳票の内容は私の想像が多分に含まれています。ご了承ください。