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kintoneで脱コピペ。〜kintoneユーザー書く、リアルなメール送信業務の改善〜

皆さんこんにちは、kintone大好き松井です。

今回はkintoneのユーザーが書いた活用記事!CUSTOMINEとkMailerを組み合わせて、メール送信業務を効率化しました。

顧客情報からコピぺでメール文を作成している方は必見!必ず役に立つ業務改善事例です。

daganeさんが書いた事例です

この記事はkintoneユーザーのdaganeさんが書いた記事です。了承をいただき、元の記事から転載・加筆しています。

daganeさんは飲食店紹介サイトで営業支援を担当する方。kintoneを前任が導入したものでしたが、連携サービスを組合せて様々な業務の効率化を進めてきました。

今回はメール送信業務の改善事例!サイトへの掲載依頼者に、登録内容の確認メールを送ります。今までは1人ずつ手作業で作成する運用でしたが、CSV読込とボタン操作で一括送信が可能になりました!


kintoneユーザーが書くリアルな事例です。ぜひご覧ください^^

↓ここからdaganeさんの記事です↓

コピペマシーンにはなりたくない

今回は、「お客様に、登録した内容をメールで送って確認してもらう」という業務をkintoneで簡単に出来た!という内容です。

元々は、メールアドレスをコピペ、メール本文も定型文をメモ帳からコピペ、確認してもらう内容もコピペ(それでいいのか?)というひどい運用でした。

コピペ。コピペ。本当にコピペが多い。もはやコピペマシーン。このまま機械となって人の心を無くしていくのか…?

「僕は嫌だ!」

というわけで、最終的にkMailerでクリックするだけでメールできるようになりました!送信履歴と開封確認までできるという豪華すぎるオマケ付き。素晴らしい。

アプリのイメージ

以下、手順です。用意したのは、「メールアドレスの入った顧客管理系アプリA」と、「登録した結果を投入するアプリB」です。顧客IDを紐付のキーとします。


アプリBに入っているのは、"各曜日ごとに、何時から何時までサービスを受付の状態にしておくか"というものです。こんな感じ。

今回悩ましかったのは、アプリAの1レコードに対し、アプリBから紐付くレコードが複数あり、かつ数が一定ではないところ。中休みを取ったり取らなかったり、第3水曜だけ休みだったり…色々です。

表示するだけなら、関連レコードという手があるけれど、kMailerで関連レコードは本文に反映できないのでNG。ルックアップも考えたけど、最低30フィールドは必要なうえ、上限が定まってないから50フィールドくらい必要?って見た目に全然美しくないので却下。

レコードをテーブルにまとめる

ここでCustomineの「やること:レコードをテーブルに書き出す」の出番です。一覧でこれを見つけた時は震えました。

アプリBから同じ顧客IDを持つレコードだけを取得し、それをテーブルとしてアプリAに登録することが出来るという画期的な機能!

あんなに融通のきかないテーブル(←失礼)でそんなことできるの!?と目からウロコです。しかも既存の情報を残すか消すかまで選択できるなんて、どこまで気が利いてるのと思ってしまいます。


ちょっと話それますが、Customineのいいところは「やること一覧」がそのまま、こんなときはこうすることもできるよ、という提案になるところと思います。自力では思いつけなくても、選択肢として示してもらえれば選ぶことはできるので、とてもありがたいです。

テーブル行を並び替える

話を戻して、続けます。

さらに、Customineには「テーブルの行を並び替える」という"やること"もあるので、意図した並び方でテーブル追加が出来ます。これ、手で入力するより柔軟では?裏側で何が起きているんだろう…。

私はソート順というフィールドを用意して、昇順で並び替えてくれるようにしました。


保存と同時にデータを取得してくれるので、ルックアップより手間が少なく、フィールドとして情報が使えるので関連レコード一覧よりも役に立つ、最高のテーブルの誕生です。

kMailerのテンプレートに、この最高のテーブルを反映させて設定完了!


まとめ

フィールド項目が反映できるので、全く文章に手を入れる必要が無い上に、人の手よりも確実。信頼できます。

作業時間が大幅に短縮されたうえ、誰でもできる度が向上しました。 基幹システムを参照しないと設定された内容が分からない、送付先のアドレスが見当たらなくて過去のメールを漁る、肝心の登録内容のコピペを間違えた、といった無駄やミスももう有りません。

あ~、何よりこの「やった感」。最高。

以上です!誰かの役に立ちますように。


この記事はdaganeさんの記事を元に、一部文章・画像を加筆修正しています。
過去にはdaganeさんにCUSTOMINEのノウハウも教えていただきました。併せてご覧下さい。

第2弾が公開されました!

daganeさんの改善事例、第2弾が公開されました。プロセス管理と通知を使って、メールの申請業務を効率化したお話です。

個人的にはkintoneは「もはやお母さんです」がツボでした笑 素敵な表現で、読みやすい!