皆さんこんにちは、kintone大好き松井です。
契約の取り交わしって面倒ですよね。書類を作り、押印して、郵送までしないといけません。出先でパソコンからサクッと済ませたいものです。
そこで便利なのが電子契約サービス「クラウドサイン」。今回はサイボウズ 法務部が使う、kintone連携をご紹介します〜！
契約ってめんどくさい！
やったことがあれば分かる契約書の面倒さ。私も営業なので、個別の契約処理をすることがあります。
雛形へのコピペ作業から始まり、印刷して、押印して、郵送して。。返ってくるまでに何日かかるんだという話です。
年に数回でも面倒だったので、日々契約をする方はさぞご苦労されていることでしょう。。
契約は面倒なことだらけ
サイボウズは電子契約で効率化
そんな面倒な契約処理は、「クラウドサイン」で効率化できます。
紙も郵送もいりません。kintoneから送る電子契約で、手続きを済ませることができます。
例えばNDA（秘密保持契約）。サイボウズではオフィス内で撮影する場合、外部の方とはNDAを結びます。
こんな同意書です、
このNDAにクラウドサインを導入。手間なく手続きができるようになりました！
あまりにも簡単なので、実際に使うアプリで流れを説明します。
１．アプリから書類を送る
まずは契約先の情報をアプリに入力します。アプリはいたってシンプルな構成です。
保存するとボタンが現れます。進めると先方に契約書が送られます。ナニコレ簡単。
ボタンを押して
内容を確認して、送信を押せば完了
２．メールを確認、同意ボタンを押す
契約相手にはメールが届きます。確認ボタンをポチッと押してもらいましょう。
すると同意書が表示されます。必要な事項を入力して、同意ボタンを押せば締結完了です。
クラウドサインからメールが届きます
必要事項を入力するまで締結ボタンは押せません
３．双方に締結済みの同意書が届く
締結済みの同意書は自動でkintoneに保存されます。契約先にもメール届くので無駄がありません。
また、締結済みの同意書には電子署名が付与されています。この署名が契約の証拠力を担保する仕組みです。
導入の効果は「現場担当者で締結できること」
導入した一番の効果はなんでしょうか。法務部担当の回答は「法務が関わらずに、現場担当者で締結可能になったこと」でした。
撮影のNDAは先方に同意いただくだけの契約です。しかし、件数は少なくないため、ちょっとした手間が積み重なっていました。これがクラウドサインで変わります。
小さな面倒が積み重なっていました
これまで契約書は法務が作成していましたが、今では担当者自身で作れるようになりました。法務は締結した同意書を元に、入館IDの管理だけで済みます。
今までかかっていた時間を、本来かけるべき作業に向けることができますね。
連携の裏側
最後に連携の裏側をご紹介します。クラウドサイン、kintone、そして「RepotoneU Pro」を連携しています。
Repotoneはkintoneのデータを帳票出力するプラグイン。事前に設定した帳票に、データを挿入して出力してくれます。
RepotoneU Proの帳票設定画面
RepotoneU Proが契約書を作り、クラウドサインが契約を仲介する役割分担ですね。専用の設定項目も用意された密連携です。
Repotoneの設定画面でメールを設定
まとめ
いかがだったでしょうか、契約を効率化するkintone活用！
相性が良いのは契約のパターンが決まっているものです。個別に調整を進めていくのではなく、契約の様式が決まっているものですね。
ルーチンにできる契約なら、この連携は大きな効果を発揮します。書類の作成・送付、そして管理まで効率化できるはずです。
とても便利なので、契約書にお悩みの方はぜひご検討くださいませ〜！