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【box + kintone】添付ファイルの管理をもっと便利に!box連携プラグインの紹介

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2018/11/5、M-SOLUTIONS社よりBox連携プラグインが発売されました!

Boxはクラウドのファイル管理サービスの世界的な大手企業です。近年では日本でも利用企業が増えており、特にその堅牢かつ柔軟なセキュリティが評価されています。

今回のプラグインは、kintone連携によりプロジェクトの一括管理を実現します。今までファイルと進捗の管理は別々だったのが、1つの画面で一括管理できるようになります。

今回はBox連携プラグインを早速チェック!どんなイメージで活用できるのかご紹介していきますよ〜!

boxとは?

近年企業での活用が広がっているクラウドストレージサービスです。boxを知らない方も「dropbox」ならご存知ではないでしょうか。クラウド上にファイルを置き、webからアクセスができるようになります。

boxの特徴は企業ユースに注力している点で、セキュリティの高さがポイントの1つです。柔軟な権限管理・堅牢なインフラ・幅広い取得認証などなど。「boxなら大丈夫」という大手企業も少なくありません。

社内に留まらず、外部との共有にも利用できます。そのため、社内ファイルサーバーの置き換えから、複数企業間のプロジェクトまで、幅広いシーンで利用が期待できるサービスです。

そんな人気サービスのboxですが、kintoneと連携することで何ができるのでしょうか?

できること

今回のプラグインでは、boxのフォルダ内容をkintoneの画面に表示する連携を実現しています。

連携するフォルダを指定し、その中にあるフォルダがkintoneのレコードと結びつきます。レコードの詳細画面にboxのビューアが表示される仕組みです。


図解するとこんな感じでしょうか


この連携のミソは、互いに弱点を補い合っている点です。それぞれの得意/不得意をざっくりと整理してみます。

  • kintone ... 進捗管理が得意/添付ファイルの扱いが苦手
  • box   ... ファイルの扱いは得意/業務のプロセス管理機能は弱い


kintoneの立場で言えば、苦手なファイルの取り扱いをカバーすることができます。容量もさることながら、プレビューや外部共有の機能までカバーできるのは嬉しい点です。

それでは、具体的な画面イメージを紹介していきましょう。

画面イメージ

boxの画面とkintoneの画面を並べてみました。kintoneの詳細画面にビューアが埋め込まれ、同じフォルダ・ファイルが並んでいるのが分かります。もちろんファイルのアップロードもkintoneから可能です。


boxとkintoneの画面を横並び


ビューアではboxと同じプレビューが利用できます。例えばパワポファイルを選択すると、中身のプレビュー表示が可能。ダウンロードいらずなのは、kintoneユーザーならば嬉しい点ではないでしょうか。


更に言えば、boxは「閲覧はOK、だけどダウンロードはNG」の設定ができます。これ、kintone管理者なら嬉し過ぎる機能です!私は提案先から何度も言われたことがありました^^;

設定画面

そんな素敵なプラグインですが、設定もシンプルで簡単です♪

入力するのは、連携する「フォルダ」「フィールド」「スペース」の情報だけです。アプリ側のフィールドも文字列1行が2つ、スペース1つだけでOKです。


設定はシンプルですが、使ってみると丁寧な処理に気付きます。例えば、kintone側で新しくレコード登録した場合、box側にも紐付くフォルダを自動生成してくれます。いちいち別途用意しなくてもよいのはありがたい。

認証

boxとの認証は一覧画面から行います。

と言っても難しくはありません。ボタンを押す・ログインする・連携を許可する、の3ステップだけです。


ポイントはユーザー(ブラウザ)ごとに認証を行うこと。つまり、boxで設定した権限を反映することができます。

boxで権限がないフォルダは、もちろんkintoneでもビューアが表示されない仕組みです。随所でbox側の柔軟な権限管理が光ります。

認証はブラウザのセッションが続いている間は生きているため、PCを再起動したり時間が経つと再認証をする仕組みです。

利用シーン

さて、そんなbox連携プラグインは、どんなシーンで効果を発揮するのでしょうか?私の中では大きく3つのストーリーが思い浮かびました。

図面・写真を多く扱う製造・建設業

まずは図面や写真を多く扱う製造・建設業でしょうか。ファイルはクラウド管理していても、進捗管理はExcelというケースは少なくありません。

図面・写真はboxで共有・プレビューしつつ、kintoneでタスクやプロジェクトの管理をします。今までは分散していたプロジェクトの情報を一元管理できますね。

大容量の画像・動画を扱うクリエイティブ業

同じく大容量のファイルと言えば、動画や高画質な画像が挙げられます。コンテンツ製作ではそういった素材を大量に扱いますし、プレビューができるboxはピッタリなツール。

そして、製作の進捗管理も必要な業界です。全体の進捗は担当者の頭の中、なんてことも少なくありません。kintoneで可視化することで、トラブルの回避や効率的なマネジメントができそうです。

企業間のプロジェクト管理

boxは企業間のファイル共有に多く使われています。高いセキュリティと柔軟な管理がそれをサポートします。しかし、プロジェクトの管理はファイルだけでなく、進捗の管理も必要です。

この辺りはkinotneの十八番ですね。取引先はboxを直接操作しつつ、社内のメンバーはkintoneから操作する。ファイルを追いながら進捗を入力していけば、効率的な管理が実現できるでしょう。

イラレ、フォトショは要申請!

kintoneは画像のサムネイル表示に対応していますが、画像以外は一度ダウンロードする必要があります。その点boxは幅広いファイルのプレビュー表示に対応しています。boxを導入する大きな理由の1つです。

そこで気になるのが「ai」と「eps」ファイル。プレビューのニーズも高い、IllustratorやPhotoshopのファイル形式です。ただ、何か注意書きがありますねぇ。。

「ai」、「eps」および「ps」ファイルタイプの画像プレビューは、Businessレベル以上のBoxアカウントでリクエストがあった際に使用できます。

リクエストをする…だと…!?どうやら有償アカウント限定で、コミュニティページからbox社にリクエストすると使えるようです。有償なのはいいけれど、本当にプレビューできるのだろうか。。

実際に試してみた

ということで、実際に試してみました。「Box Community」からサポートに投稿をします。


残念ながらサポートは英語のみ。Google先生に頼りながら依頼してみました。すると、2、3時間ほどですぐに回答が。もう機能がOnになっっている!?意外と早いゾ。


ちょっと敷居があるけれど、意外と簡単でした


epsのプレビューに成功!

早速kintoneからbox画面を見てみましょう。kintone HPから拝借した製品ロゴのepsファイルがあります。これをクリックしてみると。。。

おお!綺麗にプレビューされました!これはデザイン系の仕事では重宝しそうですね〜!

ファイル管理 × kintoneならコレ!

いかがだったでしょうか。boxを導入済みの会社様であれば、更なる効率化にkintone連携は有効な手段になると思います!

また、これから大容量ファイルを扱う業務の管理効率化を考えていれば、セットの利用を検討してみてはいかがでしょうか^^

プラグインの詳細・お問合せは、M-SOLUTIONS社のHPをご覧ください。