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【 紙業務の削減 】複写紙のkintone化にはモバイルプリンターが有効 2つの改善事例をご紹介

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こんにちは、kintone大好き松井です^^

誰だって紙の業務は減らしたいもの。けれども移行できない理由があるものです。

多い理由に「現場に紙を残す」があります。複写紙を使い、2枚目をお客様に渡すアレですね。受領の証なので無くすことが難しく、電子化を諦める理由になりやすいです。

しかし複写紙の業務でも、「モバイルプリンター」でkintoneのシステム化に成功した事例があります!今回は2つの事例をご紹介します。

 

歯科医院

外来と訪問の両輪で診療を行う「猪原歯科医院」様は開院70年の歯科医院様です。現場負荷の高かった紙作業をkintoneで効率化されました。

毎日2時間の事務残業

訪問診療では紙で治療の報告を残していました。この報告書は家族へ共有するため、訪問先にも残す必要があります。

しかし、紙の業務は現場に大きな負担を与えていました。例えば「二重作業」、保険適用のためには同じ内容ですが別フォーマットの報告書を作る必要があります。これは帰院してからの事務作業で、毎日2時間の残業に繋がっていました。

現場で入力 & 印刷

現場の負担削減を目的にkintoneが導入されます。スタッフは訪問先にPCを持っていき、現場でkintoneから報告するようになりました。「プリントクリエイター」を使い、家族や保険適用の報告書もその場で作成できる便利な設計。

そして報告書はモバイルプリンターを使いその場で印刷します。その様子は事例動画でも紹介されていました(2:57から)。機材が増えて手間にも見えますが、現地で作業が完結したことで長時間労働の削減に成功しました。

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出展:【kintone導入事例】猪原歯科・リハビリテーション科 - YouTube

エレべーターの保守事業者

もう1つの事例は、企業名非公開のエレベーターメンテナンス事業者です。こちらも紙の報告書で起きていたムダをkintoneで効率化しています。

報告の二重入力

利用するのは現場で作業をするサービスマン。現場作業なので、報告書の複写はお客様にもお渡しする必要があります。

しかし、紙ベースの作業には多くのムダがありました。報告は本部集計のために、システムへ二重入力が必要です。また、面倒な入力作業は後回しになりがち。集計作業が遅れる要因になっていました。

iPadからリアルタイムな報告

これらの課題を解決したのがkintoneでした。

作業員にはiPadを配布、現場からのリアルタイムな報告を実現しています。マスタ参照は入力の面倒が減るので現場からも好評です。

そして報告書は、「プリントクリエイター」で帳票化。モバイルプリンターで印刷し、お客様にお渡しして帰ります。kintone化は報告スピードの向上以外にも、ノウハウ情報の共有にも繋がったと言います。

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出展:kintone 業種別活用イメージ vol.1

手書きサインもkintone化

複写の報告書はお客様のサインをもらうケースがあります。そんな時は、kintoneの画面でサインを書いてもらいましょう。

例えば、「手書きプラグイン」を使えば、タブレットでサインをもらうことができます。

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出典:手書きプラグイン 利用例 | 株式会社ジョイゾー

サインは画像化されるので、プリントクリエイターの帳票に埋め込むことができます。プラグインの詳細はジョイゾー社のHPをご覧ください。

無くせない紙もある

ペーパーレスが叫ばれる昨今ですが、無くせない紙もあります。猪原歯科医院様は、紙の重要性を以下のように述べていました。

やはり"紙"の役割が大きいのです。現場で直接お話しをし、さらにその内容を紙でお渡しすることで、よく理解をして頂き、また信頼関係が生まれます。

出典:患者ご家族もチーム!超高齢社会にデジタルとアナログの優しさを。多様な働き方と高い質を両立する基幹システムkintone

重要な紙は残し、削減できるムダをシステム化。kintoneで紙とシステムのハイブリッドを目指しましょう!

 

いかがだったでしょうか。

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